10 Mejores Prácticas de Contabilidad para Pequeñas Empresas
Las buenas prácticas de contabilidad te ayudan a mantenerte al tanto de tu situación financiera y son esenciales para calificar para préstamos comerciales, presentar impuestos y atraer nuevos inversores. En este artículo, repasaremos las mejores prácticas de contabilidad que pueden ayudarte a gestionar tus finanzas de manera efectiva y hacer que tu negocio sea más exitoso.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es la práctica de registrar todas las transacciones financieras de un negocio. Estas transacciones, que pueden incluir compras, inversiones, ingresos y más, se registran en un libro mayor general, que puede ser un libro físico o una hoja de cálculo digital. También pueden registrarse en subregistros para ayudar a organizar la información.
La contabilidad tiene cierta superposición con la contaduría porque ambas implican la preparación de estados financieros y registros, pero el trabajo de un contador es mucho más analítico que el de un contable. Los contadores a menudo realizan cálculos matemáticos y siguen tendencias utilizando los datos registrados por el contable. Los contadores deben tener una licenciatura o obtener una licencia como contador público certificado (CPA) para trabajar, mientras que los contables solo necesitan un diploma de escuela secundaria.
10 mejores prácticas de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas
Considera cuidadosamente los sistemas de contabilidad.
Separa las finanzas personales y comerciales.
Establece cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Sigue los principios contables generalmente aceptados (PCGA).
Mantén el mismo sistema de contabilidad.
Mantén informes financieros comunes.
Presta especial atención a la gestión del flujo de efectivo.
Realiza revisiones trimestrales.
Verifica tu contabilidad con los estados de cuenta de tarjetas de crédito y bancos.
Contrata profesionales cuando sea necesario.
Estas 10 prácticas de contabilidad efectivas no solo te ayudarán a estar al tanto de tus finanzas, sino que también proporcionarán información valiosa sobre la salud financiera de tu negocio.
1. Considera cuidadosamente los sistemas de contabilidad
Al elegir el método de contabilidad y contabilidad para tu negocio, piensa detenidamente, ya que cambiar puede ser difícil a largo plazo. Hay dos opciones principales:
Contabilidad manual. Esto se realiza a mano y es relativamente económico (siempre que reserves tiempo o tengas el personal para hacerlo), pero es propenso a errores humanos.
Contabilidad digital. Se realiza en una computadora, usando software. A veces puede ser costoso y puede llevar más tiempo para que tú o tus empleados aprendan a usarlo. Pero una vez que aprendas a usarlo, puede ahorrarte mucho tiempo. Si estás evaluando software, puedes consultar la guía de software de contabilidad de Shopify para pequeñas empresas.
2. Separa las finanzas personales y comerciales
Los propietarios de pequeñas empresas deben tener especial cuidado al separar las finanzas comerciales de las cuentas personales. No hacerlo puede resultar en imprecisiones en tus datos financieros, lo que llevaría a prestamistas e inversores potenciales a rechazar trabajar contigo. Se recomienda establecer cuentas bancarias separadas para asuntos comerciales y personales. También puedes establecer puntajes de crédito separados para tu negocio para evitar que tus finanzas personales se vean afectadas negativamente por el negocio, y viceversa.
3. Establece cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Los contables deben realizar un seguimiento de las deudas y créditos a corto plazo de un negocio. Lo hacen registrando la información en dos cuentas:
Cuentas por cobrar. Esta cuenta realiza un seguimiento de todo el dinero que se le debe al negocio por servicios prestados o bienes vendidos.
Cuentas por pagar. Esta cuenta realiza un seguimiento de todo el dinero que el negocio debe en el corto plazo, como facturas de servicios públicos y pagos a proveedores.
Un pequeño negocio puede establecer estas cuentas mediante un seguimiento cuidadoso de todas las facturas y cuentas. El contable debe registrar todas las facturas impagas en las cuentas por cobrar, mientras que todas las cuentas sin pagar deben registrarse en las cuentas por pagar.
4. Sigue los principios contables generalmente aceptados (PCGA)
En Estados Unidos, la Comisión de Valores y Bolsa ha adoptado los principios contables generalmente aceptados (PCGA) para estandarizar la contabilidad y la teneduría de libros en las presentaciones gubernamentales relevantes. Las empresas cotizadas en bolsa en Estados Unidos están legalmente obligadas a usar PCGA. Las empresas privadas no están obligadas a hacerlo, pero muchas optan por hacerlo para minimizar la confusión para los contadores externos.
Si estás interesado en expandir tu negocio internacionalmente, es posible que también desees seguir los Estándares Internacionales de Información Financiera (IFRS), que proporcionan un conjunto de principios orientadores para contadores de todo el mundo. Estos estándares no tienen fuerza legal, pero son convenientes para las empresas que buscan comunicarse con clientes internacionales.
5. Mantén el mismo sistema de contabilidad
Independientemente del sistema de contabilidad que elijas, debes mantenerlo. Si decides usar principios contables generalmente aceptados, mantén la consistencia en su uso y trata de no cambiarlo a menos que sea necesario. Lo mismo ocurre con el software de contabilidad que elijas usar o el contador que contrates; elige uno que funcione para ti y trata de mantenerlo. Eso ayudará a reducir complicaciones y mantener tus registros precisos. Si o cuando necesites contratar un nuevo contador o encontrar un nuevo software de contabilidad, asegúrate de transferir tus registros cuidadosamente y tómate el tiempo necesario para asegurarte de que no se introduzcan errores en tus libros.
6. Mantén informes financieros comunes
La mayoría de las empresas mantienen al menos tres informes financieros importantes:
Estado de resultados. Un estado de resultados presenta todas las corrientes de ingresos, gastos y beneficios de una empresa durante un período específico (generalmente un año o un trimestre).
Balance general. Un balance general es un documento que proporciona una instantánea de los activos y pasivos de una empresa en un día específico.
Estado de flujo de efectivo. Un estado de flujo de efectivo proporciona información sobre el flujo de efectivo que entra y sale de una empresa durante un período de tiempo.
Juntos, estos tres informes pueden ayudar a los contadores e inversores potenciales a comprender mejor la salud financiera de tu negocio.
7. Presta especial atención a la gestión del flujo de efectivo
De los tres informes financieros mencionados anteriormente, el estado de flujo de efectivo, que detalla todos los pagos e ingresos en efectivo, es especialmente importante. Puede darte una comprensión de cómo ciertos gastos comerciales y fuentes de ingresos afectan la salud financiera de tu empresa. Al analizar el flujo de efectivo, es posible que notes que algunos clientes pagan consistentemente sus facturas tarde o que algunos proveedores están cobrando a tu negocio más de lo que puedes permitirte. Saber esas cosas puede ayudarte a decidir cuándo dejar de hacer negocios con ciertos clientes y proveedores o cómo establecer tus precios.
8. Realiza revisiones trimestrales
Durante una revisión trimestral, un profesional de contabilidad repasará todos tus datos financieros registrados por el contable y los utilizará para hacer recomendaciones sobre el crecimiento de tu negocio, reducción de gastos, endeudamiento, préstamos y otros asuntos financieros. También puedes aprovechar este momento para planificar y estrategizar el futuro de tu negocio.
9. Verifica tu contabilidad con los estados de cuenta de tarjetas de crédito y bancos
Verificar todas las transacciones registradas con los estados de cuenta de bancos y tarjetas de crédito cada mes es una buena práctica para minimizar el riesgo de errores en la contabilidad. Sin embargo, es importante recordar que los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito no reemplazan una buena contabilidad. Los bancos y las tarjetas de crédito también pueden cometer errores, por lo que es importante tener tus propios registros de facturas y recibos.
10. Contrata profesionales cuando sea necesario
La contabilidad puede ser mucho trabajo, especialmente si eres un propietario de pequeña empresa ocupado. La procrastinación y la falta de documentación de las transacciones pueden hacer que el trabajo de contabilidad se acumule y que tus registros sean muy difíciles de manejar. Si te quedas atrás o te sientes abrumado por la contabilidad, es una buena idea contratar a un contable profesional que pueda dedicar las horas necesarias para mantener tus libros actualizados.
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A veces, los propietarios de pequeñas empresas no eligen ni se mantienen fieles a un sistema de contabilidad, lo que hace que sus registros sean propensos a errores. Además, no mantener registros importantes aumenta la posibilidad de errores. Estos errores son más propensos a evitarse si contratas a un contable profesional.
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Debes registrar las transacciones con la mayor frecuencia posible. Puede ser todos los días si es la frecuencia con la que ocurren las transacciones. Debes reconciliar las transacciones con los estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito al menos una vez al mes.
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Los recibos y las facturas se pueden utilizar como evidencia en caso de que tu banco o compañía de tarjetas de crédito cometa un error o te sometas a una auditoría fiscal. Las facturas también pueden ayudar a predecir los ingresos anticipados, incluso si aún no se han pagado.
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Los informes financieros pueden brindarte información sobre las fuentes de tus gastos y flujos de ingresos. También pueden ayudarte a ver tendencias o ciclos estacionales, lo que te ayudará a presupuestar y planificar el futuro de tu negocio.
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La mayoría de las empresas encuentran útil contratar a un contador al menos una vez al año para presentar impuestos. También puedes considerar contratar a un contable si te resulta difícil mantener el registro de las transacciones.
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